Как оформить электронную транспортную накладную (ЭТрН) — по шагам

Внедрение Государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) перевело оформление транспортных накладных в обязательный цифровой формат. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) представляет собой формализованный документ в формате XML, состоящий из последовательных электронных титулов, подписываемых всеми участниками процесса транспортировки.

Чтобы исключить задержки на складах, ошибки при передаче данных в ГИС ЭПД и налоговые риски при проверке закрывающих документов, все стороны перевозки — грузоотправитель, перевозчик (экспедитор) и грузополучатель — должны строго соблюдать утвержденный регламент. В этой подробной инструкции специалисты АТЭК «Грузовые линии» пошагово разбирают порядок подготовки, заполнения титулов Т1–Т4, исправления ошибок и закрытия рейса.

Что нужно до начала работы: техническая и организационная база

Прежде чем сформировать и отправить первую ЭТрН, участники логистической цепочки должны подготовить программно-аппаратную инфраструктуру и выпустить необходимые электронные подписи.

Обязательный чек-лист подготовки:

1. Договор с аккредитованным оператором ИС ЭПД: Обмен электронными перевозочными документами возможен исключительно через операторов информационных систем ЭПД, входящих в официальный реестр Минтранса России. Оператор обеспечивает техническую валидацию файлов и автоматическую отправку данных в ГИС ЭПД.
2. Сертификаты электронных подписей (УКЭП / УНЭП):
   • Для руководителей и уполномоченных лиц на складах: Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
   • Для водителей на линии: Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) через сервис «Госключ» или УКЭП физического лица.
3. Машиночитаемые доверенности (МЧД): На всех сотрудников (кладовщиков, логистов, диспетчеров), подписывающих титулы от лица компании или ИП, должны быть оформлены и зарегистрированы в Реестре ФНС актуальные МЧД с правом подписи транспортных документов.
4. Интеграция учетной системы (1С / ERP) или веб-кабинет: Настройка бесшовной интеграции с 1С позволяет формировать ЭТрН на основе стандартных складских документов (реализация товаров, ордер) без ручного дублирования данных.
5. Мобильные рабочие места для водителей: Установка на смартфоны или планшеты водителей мобильного приложения оператора ИС ЭПД для отображения динамического QR-кода инспекторам ГИБДД/Ространснадзора и подписи приемки/сдачи груза.

Сквозная цепочка движения титулов ЭТрН

Процесс оформления ЭТрН выстроен как последовательная передача цифровых эстафетных титулов между тремя ключевыми участниками перевозки:

• Этап 1: Грузоотправитель (Склад отгрузки)
  Заполняет первичные данные о грузе, автотранспорте, водителе и маршруте. Подписывает Титул Т1 своей электронно-цифровой подписью и передает документ оператору.
• Этап 2: Перевозчик и водитель (Погрузка и выезд)
  Водитель проверяет фактический груз, вносит оговорки при наличии и подписывает Титул Т2 в мобильном приложении. Системой генерируется QR-код для предъявления инспекторам на дороге.
• Этап 3: Грузополучатель (Склад назначения)
  Приемщик разгружает машину, сверяет партии, заносит результаты проверки (с оговорками или без) и подписывает Титул Т3.
• Этап 4: Перевозчик и водитель (Завершение рейса)
  Водитель подписывает заключительный Титул Т4. Оператор ИС ЭПД сводит все четыре подписи и автоматически отправляет итоговый комплект документов в ГИС ЭПД.

Шаг 1. Создание и подписание Титула Т1 (Грузоотправитель)

Первый титул ЭТрН (Т1) формируется на стороне грузоотправителя до момента выезда машины со склада.

Порядок действий:

1. Заполнение сведений о сторонах и маршруте: В учетной системе создается черновик ЭТрН. Указываются наименования, ИНН и адреса грузоотправителя, перевозчика (экспедитора) и грузополучателя, а также точные адреса точек погрузки и выгрузки.
2. Внесение характеристик груза: Заполняются наименование продукции, вид упаковки, количество грузовых мест, масса брутто и нетто (в килограммах или тоннах), полезный объем (в кубических метрах) и объявленная ценность.
3. Указание параметров автотранспорта: Вносятся марка и государственный номер тягача, номер полуприцепа (тентованного, шторного, изотермического, рефрижератора или бортовой шаланды) и данные водителя.
4. Указание сопроводительных документов: Фиксируются номера путевого листа, сертификатов, паспортов качества и УПД.
5. Подписание: Ответственный сотрудник склада отгрузки подписывает Т1 с помощью УКЭП (или подписью физлица с прикреплением МЧД) и отправляет файл оператору ИС ЭПД.

Шаг 2. Погрузка, проверка и подписание Титула Т2 (Перевозчик / Водитель)

После завершения погрузочных работ водитель проверяет фактическое состояние и вес груза на соответствие данным, указанным в Т1.

Порядок действий:

1. Проверка груза: Водитель пересчитывает количество паллет/коробок, проверяет целостность упаковки, наличие пломб и правильность укладки.
2. Внесение оговорок (при наличии): Если выявлены расхождения (например, повреждение упаковки или некомплект), водитель вносит соответствующие отметки в систему.
3. Подписание Т2: Водитель (или уполномоченный диспетчер перевозчика) подписывает Титул Т2 через мобильное приложение с помощью электронного ключа или сервиса «Госключ».
4. Генерация QR-кода: После подписания Т1 и Т2 оператор ИС ЭПД формирует уникальный QR-код. Водитель может начинать движение по маршруту. При остановке инспекторами ГИБДД или Ространснадзора водитель предъявляет QR-код с экрана мобильного устройства.

Шаг 3. Приёмка груза и подписание Титула Т3 (Грузополучатель)

После прибытия автотранспорта на склад назначения кладовщик или приемщик грузополучателя проводит выгрузку и сверку товара.

Порядок действий:

1. Выгрузка и осмотр: Груз разгружается через рампу, с помощью вилочного погрузчика или кранового оборудования (в зависимости от типа кузова и растентовки).
2. Сверка параметров: Приемщик проверяет количество поступивших мест, массу и состояние упаковки.
3. Фиксация результатов приемки:
   • Без замечаний: Фиксируется полное соответствие заявленным данным.
   • С расхождениями: Если обнаружены недостача, повреждение товара или брак, приемщик указывает фактические данные и формирует отметку о составлении акта о расхождениях.
4. Подписание Т3: Уполномоченное лицо грузополучателя подписывает Титул Т3 своей УКЭП (с МЧД) и отправляет документ в систему.

Шаг 4. Выдача груза, закрытие и подписание Титула Т4 (Перевозчик / Водитель)

Заключительный этап оформления ЭТрН, подтверждающий завершение выполнения транспортной услуги.

Порядок действий:

1. Проверка условий сдачи: Водитель знакомится с отметками грузополучателя в Т3 (наличие или отсутствие оговорок).
2. Подписание Т4: Водитель подписывает финальный Титул Т4 в мобильном приложении.
3. Автоматическая отправка в ГИС ЭПД: Оператор ИС ЭПД сводит все 4 подписанных титула в единый цифровой комплект, проверяет цельность цепочки подписей и отправляет итоговые данные в Государственную информационную систему ГИС ЭПД.
4. Доступ к документу: Все участники перевозки (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель) получают итоговое электронное уведомление и закрытый комплект ЭТрН, готовый для принятия к налоговому и бухгалтерскому учету.

Как отправить и получить ЭТрН контрагенту (настройка роуминга)

В коммерческой практике стороны перевозки часто пользуются услугами разных операторов ИС ЭПД. Для беспрепятственного обмена документами используется механизм автоматического роуминга.

Правила настройки взаимодействия:

• Обмен идентификаторами (ID участников): На этапе согласования заявки стороны обмениваются своими уникальными идентификаторами участника ЭДО/ЭПД.
• Автоматическое маршрутизирование: Оператор ИС ЭПД грузоотправителя автоматически определяет оператора контрагента по его ID и передает титулы по защищенным каналам роуминга.
• Проверка статуса подписи: Каждая сторона видит статус обработки документа (например: «Ожидает подписи перевозчика», «Подписан грузополучателем», «Успешно отправлен в ГИС ЭПД») в режиме реального времени в своей учетной системе.

Что делать при ошибке, переадресации или аннулировании ЭТрН

В процессе транспортировки могут возникнуть непредвиденные обстоятельства: обнаружение опечаток в первичных данных, необходимость изменить адрес выгрузки или поломка автомобиля.

Регламент действий при штатных и внештатных изменениях:

1. Техническая ошибка в Титуле Т1 (до выезда машины):
   Если ошибка замечена до подписания Т2 водителем, грузоотправитель аннулирует черновик Т1 в системе и формирует корректный документ заново.
2. Переадресация груза в пути:
   Если в процессе движения грузоотправитель или покупатель меняют конечный адрес выгрузки или грузополучателя, формируется отдельный Электронный титул переадресации. В нем указываются новые координаты, после чего маршрут обновляется у водителя и в ГИС ЭПД.
3. Замена автомобиля или водителя (перегруз / поломка):
   При поломке тягача или необходимости перегруза в другое транспортное средство оформляется Электронный титул замены ТС/водителя (титул-эстафета). В нем фиксируются причина замены, место перегрузки и данные нового автомобиля/водителя.
4. Обнаружение ошибок после закрытия (Т1–Т4):
   Вносить исправления в уже отправленные в ГИС ЭПД титулы запрещено. При выявлении существенных ошибок стороны формируют Корректировочный документ или соглашение об исправлении реквизитов через стандартную систему ЭДО с привязкой к УИК (уникальному идентификатору контейнера) исходной ЭТрН.

Безупречное оформление ЭТрН при перевозках с АТЭК «Грузовые линии»

Транспортно-экспедиционная компания «Грузовые Линии» предлагает B2B-клиентам полностью отлаженный сервис организации коммерческих автоперевозок с гарантией корректного оформления всех электронных перевозочных документов в соответствии со стандартами ГИС ЭПД.

Почему промышленные и торговые компании выбирают нас:

• Полная техническая готовность: Мы интегрированы с ведущими аккредитованными операторами ИС ЭПД и обеспечиваем бесшовное прохождение всех титулов ЭТрН (Т1–Т4) без задержек на складах.
• Обученный персонал и водители: Все наши водители и экспедиторы оснащены корпоративными мобильными устройствами, сервисами цифровой подписи и четко соблюдают регламенты приемки и сдачи груза.
• Высокая степень надежности: Ответственность экспедитора застрахована на 15 000 000 рублей.
• Широкий автопарк под любые задачи: Подаем тентованные еврофуры 20 тонн, шторные полуприцепы с полной растентовкой (верх, бок, зад), изотермы, рефрижераторы, бортовые площадки и самогрузы.
• Прозрачный документооборот и репутация: Работаем по договору с юридическими лицами и ИП (с НДС и без НДС), гарантируем быстрый обмен закрывающими документами через ЭДО (СБИС, Диадок) и занимаем лидирующее место в FTL перевозках по Новосибирску и СФО.

Чтобы проконсультироваться по оформлению ЭТрН или заказать расчет перевозки груза, свяжитесь со специалистами АТЭК «Грузовые линии» по телефону +7 (383) 230-56-76 или оставьте заявку на нашем сайте.